Trong thực tế không ít những trường hợp chất lượng của hồ sơ dự toán không đảm bảo dẫn đến những khó khăn trong quản lý chi phí các dự án mà kỹ sư định giá khi bắt đầu vào nghề cần phải nắm được. Sau đây tôi xin chia ra làm 2 phần:
1001 câu vì sao để hạn chế sai xót, vì sao họ làm tốt thế, vì sao và vì sao ???…
1. Tình huống từ nguyên nhân trực tiếp:
a) Sai xót về phần khối lượng:
- Chưa hiểu hết ý đồ thiết kế hoặc không bao quát được toàn bộ HSTK nên tính thiếu (hoặc tính trùng cấu kiện) khi đo bóc, tính sai xót ở nhiều công việc khác nhau.
- Nhiều người cùng tham gia và thiếu sự thống nhất về phương pháp, về cách thức trình bày hồ sơ… dẫn đến sự thiếu đồng bộ, ăn khớp, số liệu vênh nhau giữa các công việc có liên quan, các hạng mục. Ví dụ điển hình nhất là sự thay đổi phương án thiết kế nhiều lần khiến người đo bóc không kiểm soát được hồ sơ đo bóc cần phải cập nhật như thế nào cho đồng bộ dẫn đến có công việc chưa kịp thời cập nhật theo bản vẽ sửa đổi à đây là lỗi khá phổ biến ngoài thực tế.
- Phương pháp, tư duy đo bóc mang tính ngẫu hứng, không theo một logic, một trình tự dẫn đến trình bày đo bóc lộn xộn, gây khó hiểu cho người đọc và thậm chí cho cả chính mình, điều này dẫn đến sai xót rất lớn trong chất lượng hồ sơ.
- Khối lượng đo bóc chưa phù hợp với biện pháp thi công phổ biến trên thực tế và chỉ dẫn kỹ thuật của hồ sơ… dẫn đến nhiều khối lượng được đo bóc không phù hợp ảnh hưởng đến xác định chi phí cho hạng mục.
- Chỉ quen đo bóc theo một cách dẫn đến khi chuyển môn trường làm việc (hoặc khi được yêu cầu thay đổi cách làm việc) gặp nhiều khó khăn khi hòa nhập với môi trường khác do tư duy thực hiện đo bóc khối lượng mang tính máy móc thiếu sự linh hoạt, sáng tạo để phù hợp với môi trường và hoàn cảnh mới, điều này thường gây khó khăn với chính mình trong giao tiếp với người quản lý, với đồng nghiệp khác.
- Hiểu chưa đúng về mục tiêu của hồ sơ đo bóc (với các dự án phải tuân thủ hệ thống định mức hiện hành), dẫn đến những vật tư chi tiết đã được tính toán trong định mức nhưng vẫn đo bóc chi tiết dẫn đến sau này xác định chi phí có nguy cơ tính trùng lặp chi phí cho vật tư này.
- Quên chia 100 với một số công tác có đơn vị tính là 100m2; 100m3;v.v… theo quy định của hệ thống định mức hiện hành.
- Khối lượng chưa trừ chiếm chỗ theo quy định tại Thông tư 13/2021/TT-BXD và quy định chung của dự án, hoặc có trừ nhưng không đúng với nguyên tắc đã quy định, ví dụ: có phải trừ cốt thép chiếm chỗ hay không trong giai đoạn lập dự toán (hiện nay theo quy định của Thông tư số 01/2025/TT-BXD sửa đổi Thông tư 13/2021/TT-BXD có quy định trong giai đoạn lập dự toán không cần trừ cốt thép chiếm chỗ…); Bê tông mặt đường chưa trừ hố ga, v.v…
- Khối lượng bê tông phần giao nhau giữa các cấu kiện được trừ chưa đúng theo quy định Thông tư 13/2021/TT-BXD và biện pháp thi công thực tế;
- Công tác ván khuôn tính trùng lặp ở nhiều vị trí hoặc trừ giao nhau không chính xác, thậm chí nhiều vị trí không cần đến ván khuôn nhưng vẫn được tính toán vào hồ sơ.
- Đo bóc công tác xây chưa thực sự tuân thủ các quy định tại Thông tư 13/2021/TT-BXD với các trường hợp khi nào đo bóc cho xây tường, khi nào đo bóc cho xây cột… dẫn đến ảnh hưởng đến xác định chi phí.
- Một số khối lượng kế thừa kết quả của công tác trước để tính toán nhưng chưa cập nhật kịp thời nêu công tác trước có sự thay đổi, điều chỉnh. Ví dụ khối lượng xây -> trát -> bả -> sơn, v.v…;
- Công tác xây thường quên chưa trừ khối lượng bê tông chiếm chỗ như: bản thang, lanh tô, v.v…
- Công tác trát thường hay quên chưa trừ diện tích ốp trong nhà chiếm chỗ;
- Thống kê cấu kiện sai xót, ví dụ số lượng cọc; ví dụ số lượng gối kê đốt cống trong công trình hạ tầng thường hay thống kê thừa, v.v…
- Đo bóc thiếu một số khối lượng góc khuất, phần ngầm… do chưa phát hiện ra khi đọc bản vẽ 2D;
- Chỉ quen tham khảo cách đo bóc theo “kinh nghiệm” của MXH mà chưa tìm hiểu thêm về biện pháp tổ chức thi công, về quy định của cơ quan chuyên môn (với các dự án bắt buộc phải tuân thủ) dẫn đến thiếu thuyết phục, đổ lỗi cho người kiểm tra gây khó dễ.
- Nhầm dấu, lỗi số học trong nhập số liệu do chưa có thói quen kiểm tra nhanh, hoặc chưa có kinh nghiệm phát hiện những khối lượng “bất thường”.
b) Sai xót về công tác và đơn giá
- Lựa chọn thiếu công tác thừa (thiếu) so với HSTK và hệ thống định mức đã ban hành;
- Lựa chọn công việc chưa phù hợp về biện pháp tổ chức thi công, yêu cầu kỹ thuật của HSTK và công nghệ thi công, áp dụng các công việc từ định mức mang tính cảm tính, thiếu cơ sở và chưa phù hợp với Điều 20-21 – Nghị định 10/2021/NĐ-CP về quản lý định mức.
- Không đọc các thuyết minh trong bộ định mức đang áp dụng dẫn đến hiểu sai về định mức, ví dụ như không đọc thuyết minh chung về định mức phần Xây dựng (Phụ lục 2 – Thông tư 12/2021/TT-BXD) dẫn đến khi lựa chọn mã hiệu các công tác như bê tông cột, dầm, sàn cho công trình dân dụng lại phân chia chiều cao thành các mức <=6m; <=28; v.v… là không phù hợp.
- Không đọc các thuyết minh từng chương, thuyết minh thành phần công việc dẫn đến không kịp thời điều chỉnh các trị số hao phí theo đúng quy định tại chương (công tác) đó, ví dụ quy định về sử dụng biện pháp thi công bê tông bằng thủ công và bằng cơ giới thì điều chỉnh thế nào; Hoặc khi nào thì cần xây dựng hao phí cho công tác xây khi chủng loại gạch trong HSTK không được ban hành trong định mức.
- Hiểu chưa đúng về quy định trong định mức dẫn đến không kiểm soát được thành phần hao phí có phù hợp với HSTK hay không ? do đó không thể phản biện được khi bị yêu cầu.
- Hiểu chưa đúng về công nghệ thi công sẽ sử dụng trong HSTK dẫn đến xác định các công tác không phù hợp, nhiều trường hợp còn gây thiếu chi phí một cách nghiêm trọng.
- Khi điều chỉnh thành phần hao phí từ định mức cho phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của HSTK, điều kiện và biện pháp tổ chức thi công và hay bỏ qua “chiết tính” lại đơn giá của công tác đó khi đang lập theo bộ đơn giá của địa phương.
- Sử dụng các công tác tạm tính một cách cảm tính, thiếu cơ sở trong khi công tác đó vẫn có thể điều chỉnh từ một công tác tương đồng (một số yếu tố được phép) đã được ban hành trong hệ thống định mức.
- Chưa tận dụng khai thác định mức sử dụng vật liệu (Phục lục 7 – Thông tư 12/2021/TT-BXD) khi cần xây dựng định mức cho một công tác chưa được ban hành trong định mức hoặc đã ban hành nhưng chưa phù hợp.
- Một số trường hợp được phép tận dụng đất, cát tại chỗ nhưng vẫn đi mua về sử dụng gây tăng chi phí. Ví dụ đào móng trên nền cát san lấp, xong lại mua cát về đắp hoàn trả hố móng;
- Lạm dụng tỷ lệ đào, đắp bằng thủ công một cách bừa bãi (hoặc làm theo dự toán của người khác) mà không căn cứ vào quy định về biện pháp thi công bằng thủ công chỉ được sử dụng khi nào đã được quy định trong thuyết minh chương 2 (mã AB…) – Phụ lục 2 – Thông tư 12/2021/TT-BXD. Điều này gây tăng chi phí xây dựng và thiết cơ sở thuyết phục.
- Nhầm lẫn trong mác vữa, mác bê tông khi tra cứu bằng phần mềm, hay nhầm lẫn trong các phương án đổ bê tông thủ công có sử dụng vữa thương phẩm; bê tông đổ bằng máy bơm tĩnh chuyển sang đổ bằng xe bơm bê tông. Chi phí vữa bê tông thương phẩm hay bị bỏ xót chi phí vận chuyển vữa ở một số địa phương có báo giá vữa bê tông thương phẩm lại chưa đến chân công trình;
- Xác định giá vật liệu đến hiện trường xây dựng hay lập theo cảm tính mà chưa căn cứ vào quy định tại Phụ lục III, IV ban hành kèm theo Thông tư số 11/2021/TT-BXD và khảo sát về cung đường, vị trí mỏ, vị trí bãi đổ thải hợp pháp; v.v…. thiếu thuyết phục.
- Bài toán xác định chi phí vận chuyển chưa thực hiện theo quy định của địa phương với những địa phương có văn bản hướng dẫn cụ thể; Hoặc chưa đúng với quy định tại Phụ lục III, IV ban hành kèm theo Thông tư số 11/2021/TT-BXD gồm các phương pháp như: Theo bảng giá cước địa phương; Theo định mức (mã AM); theo báo giá vận chuyển của các công ty vận tải trên địa bàn phù hợp.
- Đôi khi hay có sự nhầm lẫn giữa định mức phần xây dựng và định mức phần cải tạo, sửa chữa thường gặp ở những gói thầu quy mô nhỏ; Đôi khi áp dụng định mức khi lập dự toán công trình cải tạo sửa chữa chưa đúng với tinh thần quy định tại thuyết minh chung của định mức cải tạo sửa chữa.
- Với các dự án có chi phí nhiên liệu lớn như giao thông, việc xác định giá nhiên liệu (dầu; xăng) là vấn đề cần lưu tâm bởi chỉ cần có sai xót sẽ dẫn đến sai lệch rất lớn về chi phí ca máy trong công trình.
- Áp dụng các định mức tỷ lệ trong chi phí gián tiếp thường hay tự động phân chia áp dụng riêng cho các hạng mục trong một công trình như là các công trình độc lập theo quan điểm cá nhân mà không theo loại công trình chính đã được quy định tại văn bản phê duyệt bước trước hoặc không tuân thủ theo quy định về phân loại công trình (Pháp luật Xây dựng chỉ phân loại công trình quy định tại Điều 5 – Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 và Điều 3 – Nghị định số 06/2021/NĐ-CP).
- Thao tác trên phần mềm hoặc sử dụng phần mềm không đảm bảo tin cậy dẫn đến sai lệch về đơn giá, giá VL; NC; M.
2. Tình huống từ nguyên nhân gián tiếp:
- Căng thẳng trong công việc, đôi khi một người được yêu cầu làm nhiều hạng mục cùng lúc hoặc làm việc với thời gian dài dẫn đến nhầm lẫn, sai xót.
- Công cụ làm việc còn thủ công, chưa khai thác tối đa công nghệ, chưa mạnh dạn thay đổi kỹ năng hoặc ngại thay đổi dẫn đến tiến độ làm việc chậm và không giảm thiểu được những sai lệch.
- Chưa đầu tư nâng cao nghiệp vụ, bản thân người lập cũng ngại hoặc chưa có khả năng tự học hỏi tự nâng cao chuyên môn, thậm chí đôi khi do môi trường làm việc khiến người nhân viên không có động lực để sáng tạo, để thay đổi do bất đồng quan điểm giữa các cá nhân, tổ chức.
Trên đây là những liệt kế thực tế thường gặp, ngoài ra còn những tình huống khác mà người lập phải tham gia trực tiếp, trải nghiệm thật nhiều để tự đúc rút ra kinh nghiệm cho riêng mình.
Xin mời anh chị em kỹ sư đóng góp ý kiến ở comment dưới đây để xây dựng chủ để phong phú hơp trên tinh thần học hỏi lẫn nhau.
Xin cảm ơn !
Tản mạn chiều đông cuối năm 28.12.2022: KS. Uông Thắng
