Những tình huống ảnh hưởng đến chất lượng dự toán XDCT cần phải biết

Trong thực tế không ít những trường hợp chất lượng của hồ sơ dự toán không đảm bảo dẫn đến những khó khăn trong quản lý chi phí các dự án mà kỹ sư định giá khi bắt đầu vào nghề cần phải nắm được. Sau đây tôi xin chia ra làm 2 phần:

1001 câu vì sao để hạn chế sai xót, vì sao họ làm tốt thế, vì sao và vì sao ???…

Phần mềm Thư viện QS giúp chuyên nghiệp cho người QS

1. Tình huống từ nguyên nhân trực tiếp:

a) Sai xót về phần khối lượng:

  • Quên chia 100 với một số công tác có đơn vị tính là 100m2; 100m3;v.v…
  • Nhìn không hết thiết kế hoặc không bao quát được toàn bộ HSTK nên tính thiếu (hoặc tính trùng cấu kiện) khi đo bóc;
  • Nhiều người cùng tham gia và không có sự thốngnhất, không có người đứng ra bao quát toàn bộ nhóm dẫn đến sự thiếu đồng bộ, ăn khớp, và số liệu vênh nhau giữa các file đo bóc với nhau. Ví dụ lợi dụng kết quả của hạng mục trước do người khác cùng lập nhưng hạng mục đó thường xuyên có có sự điều chỉnh, cập nhật mà mà lại không nắm được và kịp thời cập nhật theo.
  • Phương pháp, tư duy đo bóc mang tính ngẫu hứng, không theo 1 logic, 1 trình tự dẫn đến trình bày đo bóc lộn xộn, gây khó hiểu cho người đọc và thậm chí cho cả chính mình, điều này dẫn đến sai xót rất lớn trong chất lượng.
  • Cố tình trình bày rắc rối nhằm gây khó khăn cho người kiểm tra, thẩm tra với mục đích khác dẫn đến chất lượng hồ sơ rất thấp.
  • Chỉ quen đo bóc theo một cách dẫn đến khi chuyển môn trường làm việc (hoặc khi được yêu cầu thay đổi cách làm việc) gặp nhiều khó khăn khi hòa nhập với môi trường khác do tư duy thực hiện đo bóc khối lượng mang tính máy móc thiếu sự linh hoạt, sáng tạo để phù hợp với môi trường và hoàn cảnh mới, điều này thường gây khó khăn với chính mình trong giao tiếp với người quản lý, với đồng nghiệp khác.
  • Khối lượng chưa trừ chiếm chỗ theo quy định tại Thông tư 13/2021/TT-BXD hoặc có trừ nhưng không đúng với nguyên tắc đã quy định, ví dụ: Không trừ thể tích thép chiếm chỗ trong bê tông khi từ 2% trở lên; Bê tông mặt đường chưa trừ hố ga, .v.v..;
  • Không trừ hoặc trừ không đúng ván khuôn tại vị trí giao nhau, ví dụ ván khuôn dầm giao nhau tại vị trí không có cột hay bị quên chưa trừ bởi người lập chỉ quan tâm đến vị trí giao cột;
  • Khối lượng bê tông phần giao nhau giữa các cấu kiện được trừ chưa đúng theo quy định Thông tư 13 và biện pháp thi công thực tế;
  • Một số khối lượng lợi dụng kết quả của công tác trước để tính cho công tác sau nhưng chưa cập nhật kịp thời nêu công tác trước có sự thay đổi, điều chỉnh. Ví dụ khối lượng xây -> trát -> bả -> sơn, v.v…;
  • Công tác trát thường hay quên chưa trừ diện tích ốp trong nhà chiếm chỗ;
  • Công tác xây thường quên chưa trừ khối lượng bê tông chiếm chỗ như: bản thang, lanh tô, v.v…
  • Thống kê cấu kiện sai xót, ví dụ số lượng cọc; ví dụ số lượng gối kê đốt cống trong công trình hạ tầng thường hay thống kê thừa, v.v…
  • Đo bóc thiếu 1 số khối lượng góc khuất do chưa phát hiện ra khi đọc bản vẽ 2D;
  • Chỉ quen tham khảo cách đo bóc theo “kinh nghiệm” của MXH mà không tìm hiểu thêm về biện pháp tổ chức thi công, về quy định của cơ quan chuyên môn dẫn đến thiếu thuyết phục, đổ lỗi cho người kiểm tra gây khó dễ.
  • Nhầm dấu, lỗi số học trong nhập số liệu do không có thói quen kiểm tra nhanh, hoặc chưa có kinh nghiệm phát hiện những khối lượng “bất thường”.

b) Sai xót về công tác và đơn giá

  • Lựa chọn thiếu công tác thừa (thiếu) so với HSTK và hệ thống định mức đã ban hành;
  • Lựa chọn công việc chưa phù hợp về biện pháp tổ chức thi công, yêu cầu kỹ thuật của HSTK và công nghệ thi công, áp dụng các công việc từ định mức mang tính cảm tính, thiếu cơ sở và chưa phù hợp với Điều 20-21 – Nghị định 10/2021/NĐ-CP về quản lý định mức.
  • Không đọc các thuyết minh trong bộ định mức đang áp dụng dẫn đến hiểu sai về định mức, ví dụ như không đọc thuyết minh chung về định mức phần Xây dựng (Phụ lục 2 – Thông tư 12/2021/TT-BXD) dẫn đến khi lựa chọn mã hiệu các công tác như bê tông cột, dầm, sàn cho công trình dân dụng lại phân chia chiều cao thành các mức <=6m; <=28; v.v… là không phù hợp.
  • Không đọc các thuyết minh từng chương, thuyết minh thành phần công việc dẫn đến không kịp thời điều chỉnh các trị số hao phí theo đúng quy định tại chương (công tác) đó, ví dụ quy định về sử dụng biện pháp thi công bê tông bằng thủ công và bằng cơ giới thì điều chỉnh thế nào; Hoặc khi nào thì cần xây dựng hao phí cho công tác xây khi chủng loại gạch trong HSTK không được ban hành trong định mức.
  • Hiểu chưa đúng về quy định trong định mức dẫn đến không kiểm soát được thành phần hao phí có phù hợp với HSTK hay không ? do đó không thể phản biện được khi bị yêu cầu.
  • Hiểu chưa đúng về công nghệ thi công sẽ sử dụng trong HSTK dẫn đến xác định các công tác không phù hợp, nhiều trường hợp còn gây thiếu chi phí một cách nghiêm trọng.
  • Khi điều chỉnh thành phần hao phí từ định mức cho phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của HSTK, điều kiện và biện pháp tổ chức thi công và hay bỏ qua “chiết tính” lại đơn giá của công tác đó khi đang lập theo bộ đơn giá của địa phương.
  • Sử dụng các công tác tạm tính một cách cảm tính, thiếu cơ sở trong khi công tác đó vẫn có thể điều chỉnh từ một công tác gần giống đã được ban hành trong hệ thống định mức.
  • Chưa tận dụng khai thác tối đa định mức sử dụng vật liệu (Phục lục 7 – Thông tư 12/2021/TT-BXD) khi cần xây dựng định mức cho một công tác chưa được ban hành trong định mức hoặc đã ban hành nhưng chưa phù hợp.
  • Một số trường hợp được phép tận dụng đất, cát tại chỗ nhưng vẫn đi mua về sử dụng gây tăng chi phí. Ví dụ đào móng trên nền cát san lấp, xong lại mua cát về đắp hoàn trả hố móng;
  • Lạm dụng tỷ lệ đào, đắp bằng thủ công một cách bừa bãi (hoặc làm theo dự toán của người khác) mà không căn cứ vào quy định về biện pháp thi công bằng thủ công chỉ được sử dụng khi nào đã được quy định trong thuyết minh chương 2 (mã AB…) – Phụ lục 2 – Thông tư 12/2021/TT-BXD. Điều này gây tăng chi phí xây dựng và thiết cơ sở thuyết phục.
  • Nhầm lẫn trong mác vữa, mác bê tông khi tra cứu bằng phần mềm.Hay nhầm lẫn trong các phương án đổ bê tông thủ công có sử dụng vữa thương phẩm; bê tông đổ bằng máy bơm tĩnh chuyển sang xe bơm bê tông. Chi phí vữa bê tông thương phẩm hay bị bỏ xót chi phí vận chuyển vữa ở một số địa phương có báo giá vữa bê tông thương phẩm lại chưa đến chân công trình;
  •  Xác định giá vật liệu đến hiện trường xây dựng hay lập theo cảm tính mà chưa căn cứ vào quy định tại Phụ lục III, IV ban hành kèm theo Thông tư số 11/2021/TT-BXD và khảo sát về cung đường, vị trí mỏ, vị trí bãi đổ thải hợp pháp; v.v…. thiếu thuyết phục.
  • Bài toán xác định chi phí vận chuyển chưa thực hiện theo quy định của địa phương với những địa phương có văn bản hướng dẫn cụ thể; Hoặc chưa đúng với quy định tại Phụ lục III, IV ban hành kèm theo Thông tư số 11/2021/TT-BXD gồm các phương pháp như: Theo bảng giá cước địa phương; Theo định mức (mã AM); theo báo giá vận chuyển của các công ty vận tải trên địa bàn phù hợp.
  • Đôi khi hay có sự nhầm lẫn giữa định mức phần xây dựng và định mức phần cải tạo, sửa chữa thường gặp ở những gói thầu quy mô nhỏ; Đôi khi áp dụng định mức khi lập dự toán công trình cải tạo sửa chữa chưa đúng với tinh thần quy định tại thuyết minh chung của định mức cải tạo sửa chữa.
  • Với các dự án có chi phí nhiên liệu lớn như giao thông, việc xác định giá nhiên liệu (dầu; xăng) là vấn đề cần lưu tâm bởi chỉ cần có sai xót sẽ dẫn đến sai lệch rất lớn về chi phí ca máy trong công trình.
  • Áp dụng các định mức tỷ lệ trong chi phí gián tiếp thường hay tự động phân chia áp dụng riêng cho các hạng mục trong một công trình như là các công trình độc lập theo quan điểm cá nhân mà không theo loại công trình chính đã được quy định tại văn bản phê duyệt bước trước hoặc không tuân thủ theo quy định về phân loại công trình (Pháp luật Xây dựng chỉ phân loại công trình quy định tại Điều 5 – Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 và Điều 3 – Nghị định số 06/2021/NĐ-CP).
  • Thao tác trên phần mềm hoặc sử dụng phần mềm không đảm bảo tin cậy dẫn đến sai lệch về đơn giá, giá VL; NC; M.
Trích dẫn Điều 5 – Luật Xây dựng số 50/2014/QH13
Trích dẫn Điều 3 – Nghị định số 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng, thi công XD và bảo trì công trình

2. Tình huống từ nguyên nhân gián tiếp:

  • Căng thẳng trong công việc, đôi khi một người được yêu cầu làm nhiều hạng mục cùng lúc dẫn đến nhầm lẫn, sai xót.
  • Công cụ làm việc còn thủ công, chưa khai thác tối đa công nghệ, chưa mạnh dạn thay đổi kỹ năng hoặc ngại thay đổi dẫn đến tiến độ làm việc của nhân viên chậm và không giảm thiểu được những sai lệch.
  • Chưa đầu tư nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, bản thân người lập cũng ngại hoặc chưa có khả năng tự học hỏi tự nâng cao chuyên môn., thậm chí đôi khi do môi trường làm việc khiến người nhân viên không có động lực để sáng tạo, để thay đổi do bất đồng quan điểm giữa các cá nhân, tổ chức.

Trên đây là những liệt kế thực tế thường gặp, ngoài ra còn những tình huống khác mà người lập phải tham gia trực tiếp, trải nghiệm thật nhiều để tự đúc rút ra kinh nghiệm cho riêng mình.
Xin mời anh chị em kỹ sư đóng góp ý kiến ở comment dưới đây để xây dựng chủ để phong phú hơp trên tinh thần học hỏi lẫn nhau.

Xin cảm ơn !

Tản mạn chiều đông cuối năm 28.12.2022: KS. Uông Thắng