Trong công việc, khi mà người kỹ sư chỉ có file Excel đơn giá chi tiết từ phần mềm dự toán nào đó xuất ra nhưng lại không có bảng tổng hợp Đơn giá dự thầu.
Vậy chúng ta phải làm sao ? không lẽ cứ ngồi đợi khi nào có phần mềm mới tiếp tục được công việc trong khi sếp thì hỏi liên tục “đã xong chưa em…”.
Nhìn vào sheet Đơn giá chi tiết với hàng trăm công việc vậy phải làm sao đây, ngay cả khi có phần mềm trong tay cũng phải xin được file gốc mới xuất được bảng tổng hợp đơn giá dự thầu này chứ, chỉ mỗi file excel dở hơi này thì phần mềm cũng bó tay.
Nhưng không, trong bài viết kết hợp video dưới đây sẽ giúp các kỹ sư chỉ cần bỏ ra vài phút là hoàn thành một bảng tổng hợp giá dự thầu như phần mềm dự toán xuất ra.
Thực chiến luôn nào… các bước thực hiện như sau:
1 – Tạo 1 mẫu bảng Tổng hợp đơn giá dự thầu nhé
(Cái này thì học sinh cũng làm được rồi):
Mẫu bảng tổng hợp đơn giá dự thầu cần tuân thủ quy định trong hồ sơ mời thầu (hồ sơ yêu cầu) nhé.
2 – Thực hiện lấy thông tin công việc theo Sheet Đơn giá chi tiết
Bước này khá dễ dàng khi bạn thực hiện các thao tác như sau:
- Đánh số thứ tự công việc trong bảng Tổng hợp đơn giá dự thầu theo đúng số thứ tự các công việc như trong Sheet đơn giá chi tiết, ví dụ: 1,2,3,4,5…
- Đặt tên cho toàn bộ vùng có dữ liệu trong Sheet đơn giá chi tiết, ví dụ file đi kèm là từ vùng (B6: M1470) có Name là DGCT (xem video nếu chưa biết);
- Sử dụng hàm Vlookup() để lấy các thông tin như: mã hiệu; tên công việc; đơn vị tính (tìm kiếm theo số thứ tự). Ví dụ lấy tên công việc như mô tả dưới đây:
=VLOOKUP(A6;DGCT;4;TRUE)
Trong đó: A6 là tìm theo số thứ tự; DGCT là tên vùng (B6: M1470) đã đặt ở trên; 4 là chỉ số cột (xin mời tìm hiểu cách sử dụng hàm Vlookup() rất phổ biến).
3 – Thực hiện lấy khối lượng theo tiên lượng mời thầu
Trong bước này có thể có 2 trường hợp sau đây:
- Trường hợp 1: Loại Sheet Đơn giá chi tiết CÓ thể hiện cột Khối lượng (tức khối lượng từ mời thầu) thường lấy từ các sheet Tiên lượng (Dự toán) sang. Trường hợp này, chúng ta sử dụng Vlookup() hnư bước 2 ở trên để lấy nốt cột khối lượng này với chỉ số cột phù hợp trong Sheet Đơn giá chi tiết.
- Trường hợp 2: Loại Sheet Đơn giá chi tiết KHÔNG thể hiện cột Khối lượng. Trường hợp này chúng ta buộc phải sử dụng hàm Vlookup() nhưng tìm kiếm trong sheet “Tiên lượng; Dự toán…” tùy theo từng loại file (tức lấy từ sheet đầu việc và đo bóc khối lượng khi lập dự toán). Ví dụ dưới đây trong file đi kèm bài viết này và video hướng dẫn là giá trị cột khối lượng được tìm kiếm từ Sheet “Tiên lượng” của loại file này.
=VLOOKUP(A6;‘Tiên lượng’!$B$6:$N$574;12)
Trong đó: A6 là tìm theo số thứ tự; ‘Tiên lượng’!$B$6:$N$574 là tên vùng tìm kiếm trong Sheet Tiên lượng; 12 là chỉ số cột khối lượng trong sheet Tiên lượng.
4 – Thực hiện lấy Đơn giá công việc từ Sheet Đơn giá chi tiết
Đây là bước khó nhất, tuy nhiên bạn kết hợp với hướng dẫn trong video của bài viết này thì chỉ mất vài phút cho cả trăm công việc cực đơn giản. Thực hiện như sau:
1/. Tạo 1 ký tự bất kỳ tại cột bên phải của cột đơn giá các công việc (ví dụ file đi kèm là cột K trong hình dưới đây), trong thực hành này tôi tạo 1 ký tự là OK, còn tùy bạn. Mục đích của việc này là để chúng ta đánh số thứ tự cho các ô Đơn giá dự thầu này theo số thứ tự của công việc ở dòng tên công việc (hình dưới đây). Công thức để tạo tự động cho cột K là ví dụ dưới đây tại dòng 20:
=IF(F20=”Gxd”;”OK“;””)
Ý nghĩa: Nếu giá trị Cell ở cột F là “Gxd” (tức dòng đơn giá dự thầu) thì chèn vào cột K giá trị “OK”. Như vậy, tùy vào file Đơn giá chi tiết của bạn ký hiệu dòng đơn giá dự thầu này là cụm từ gì thì bạn cập nhật vào công thức cho phù hợp.
Tuy nhiên, sau khi chèn toàn bộ cột K thì sẽ có công thức này ở tất cả các dòng khác mà ta không mong muốn (tức các dòng không phải là “Gxd”). Do đó hãy Filter cột K để lọc lấy Blanks cột K và xóa hết công thức ở các dòng Blanks đi, cuối cùng được kết quả là ký tự “OK” chỉ có ở dòng “Gxd” cho toàn bộ cột K (hình dưới đây).
2/. Đánh số thứ tự từ công tác đầu tiên cho đến hết tại cột L trong file thực hành ở video và bài này. Mục đích là gán bên phải chữ “OK” ở trên chính là số thứ tự các công tác trong Đơn giá chi tiết, phục vụ cho tìm kiếm đơn giá bên bảng tổng hợp. Thực hiện như sau:
- Dòng đơn giá dự thầu của công tác đầu tiên đặt là số 1 (ví dụ file trong bài là dòng 20);
- Thực hiện viết công thức đánh số thứ tự tự động từ dòng đơn giá dự thầu (“Gxd”) từ công tác thứ 2 trở đi (Xem cách đánh số thứ tự tự động). Ví dụ công thức dưới đây viết vào cột L bên cạnh cột K:
=IF(K34=””;””;COUNTA($K$20:K34))
Ý nghĩa: Hàm Counta() – là đếm các cell có giá trị “OK” bắt đầu từ Cell K20, do đó khóa K20, kéo đến đâu thì cell K34 sẽ đi theo. Hàm IF() lồng bên ngoài là nếu các cell ở cột K có “OK” thì mới đánh số thứ tự, còn không thì để trống.
3/. Thực hiện tìm kiếm đơn giá trong bảng Tổng hợp đơn giá dự thầu: Trong bước này sẽ thực hiện viết hàm tìm kiếm theo số thứ tự của từng công việc trong bảng Tổng hợp đơn giá dự thầu và so sánh với cột L ở trên, nếu so sánh đúng sẽ lấy giá trị là đơn giá dự thầu ở cột J trong file đang thực hành. Để thực hiện thao tác này, bạn hãy thực hành tại cột Đơn giá trong sheet Tổng hợp đơn giá dự thầu như hình dưới đây:
=LOOKUP(1;1/(A6=’Chiết tính’!$L$20:$L$1470);’Chiết tính’!$J$20:$J$1470)
Ý nghĩa: Sử dụng hàm Lookup() chứ không dùng hàm Vlookup() bởi hàm này không bị chỉ định phương tìm kiếm, do đó ta có thể thực hiện tìm kiếm so sánh điều kiện ở cột L (cột số thứ tự đánh ở trên) và trả về kết quả ở cột J bên phải cột L (điều này hàm Vlooup() không thực hiện được).
Công thức trên sử dụng phép chia 1/(so sánh A6 với cột L) là lợi dụng kết quả TRUE/FALSE của hàm để xác định điều kiện tìm (hãy tham khảo sâu về hàm này), kết quả trả về là cột J tương ứng.
Bạn có thể copy công thức trên để sửa lại địa chỉ và sử dụng nếu không có thời gian tìm hiểu sâu hơn.
Tổng kết:
Chỉ 4 bước trên, bạn hoàn toàn có thể mất 5-10 phút thao tác cho cả hồ sơ với hàng trăm công việc. Để thuận lợi xin mời xem video thực hành dưới đây.
Chúc anh chị em kỹ sư thành công !
