Trình tự các bước lập hồ sơ thanh toán trên phần mềm Thư viện QS như sau:
Tải phần mềm Thư viện QS 
Bước 1: Tạo biên bản và bảng khối lượng hoàn thành
Phần mềm sẽ tạo 1 biên bản đi kèm với bảng khối lượng hoàn thành, bạn có thể dùng hoặc không cũng được nhưng nên tạo để lấy thông tin. Chọn theo hình dưới chỉ mất 1 phút thôi.
Chú ý: Chức năng copy trong hình trên, sau khi đã chèn phụ lục hợp đồng vào bảng khối lượng lần 1 sẽ sử dụng copy cho các lần 2,3,4… để không phải chèn phụ lục HĐ lại nữa.
Bước 2: Khai báo thông tin chung
Đưa thông tin của Hợp đồng vào bảng dưới đây, chú ý quan trọng là nhập giá trị tạm ứng theo hợp đồng. Những thông tin ở bảng này sẽ được xuất ra bảng thanh toán 3A; 3C.
Bước 3: Tạo số lần thanh toán theo hợp đồng cho bảng khối lượng hoàn thành
Trong bước này, hãy khai báo số lần được phép thanh toán theo quy định của hợp đồng, bảng khối lượng hoàn thành lần 1 sẽ tự động chèn các cột tương ứng với từng lần thanh toán. Ví dụ hình dưới sau đây.
Chú ý: Mỗi lần thanh toán phải nhập tỷ lệ thu hồi tạm ứng của từng lần theo quy định của hợp đồng (tức đọc hợp đồng để biết)
Bước 4: Chèn phụ lục hợp đồng bảng khối lượng hoàn thành lần 1
Trong bước này cần chèn danh mục công việc, khối lượng và đơn giá của phụ lục hợp đồng vào bảng khối lượng hoàn thành.
Chú ý: Sau khi chèn xong, quay lại bước 1 để sử dụng chức năng copy biên bản và bảng khối lượng lần 1 cho các lần 2,3… mục đích là các lần sau không cần phải chèn lại phụ lục hợp đồng.
Bước 5: Chèn khối lượng đã thực hiện lần 1 vào bảng khối lượng hoàn thành lần 1
Trong bước này bạn có thể đưa khối lượng đã thực hiện vào bảng KL hoàn thành ở trên bằng các cách sau đây:
1. Sử dụng chức năng chèn khối lượng hoàn thành thực tế (khuyến khích dùng) như hình dưới
2. Làm thủ công (Không khuyến khích)
Chú ý: Theo quy định, nếu hợp đồng trọn gói có thể thanh toán theo tỷ lệ % khối lượng trong hợp đồng, do đó bạncó thể chọn “Theo tỷ lệ HĐ” ở bảng hình dưới đây.
Bước 6: Lập bảng thanh toán lần 1 (bảng 3a)
Trong bước này bạn cần thực hiện 2 thao tác như sau:
1. Tạo bảng thanh toán lần 1 (các lần khác tương tự)
2. Xuất giá trị bảng thanh toán 3a cho lần 1 (các lần khác tương tự)
Xem hình dưới đây…
Chú ý: Lựa chọn cơ chế làm tròn phù hợp với file Phụ lục hợp đồng để đảm bảo không bị lệch 1 số tiền nhỏ do làm tròn không thống nhất nhau.
Sau khi đã đưa khối lượng thực tế thực hiện lần 2 và các lần sau vào bảng KL hoàn thành (xem bước 5), xuất bảng thanh toán 3a cho tất cả các lần, chỉ cần vài phút chúng ta có toàn bộ các lần thanh toán cho cả hợp đồng để quản lý hồ sơ thuận lợi, sau này điều chỉnh nội dung trong từng lần rất nhanh.
Mọi vướng mắc vui lòng liên hệ tác giả – KS.Uông Thắng – 0972.740.664
Hoặc có thể xem video dưới đây: (phát lúc 20h ngày 6.6.2023
Tải file ví dụ trong video
